Black Friday co roku bije rekordy popularności, a liczba zamówień wysyłanych za granicę rośnie szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. W takim natłoku przesyłek nawet drobna pomyłka potrafi zmienić prostą dostawę w kosztowny problem, od przeciążonych sortowni po nieplanowane zwroty. Warto więc wiedzieć, na co zwrócić uwagę jeszcze przed nadaniem paczki, aby uniknąć opóźnień, dopłat i nerwów w najbardziej intensywnym okresie zakupowym roku.
Poznaj 5 najczęstszych błędów, które nadawcy popełniają przy wysyłkach zagranicznych właśnie podczas Black Friday i sprawdź, jak ich uniknąć! Dzięki temu Twoja przesyłka dotrze szybko, bezpiecznie i dokładnie tam, gdzie powinna. Zapraszamy!
Brak dokładnych danych odbiorcy
W przypadku przesyłek zagranicznych nieprecyzyjne dane odbiorcy to najprostsza droga do opóźnienia lub automatycznego zwrotu paczki. W szczycie Black Friday przewoźnicy działają szybciej i nie korygują błędów. Jeśli adres jest niepełny, niepoprawny lub zapisany w złym formacie, przesyłka po prostu nie zostanie doręczona.
Największy problem stanowią różnice w standardach adresowania między krajami. W jednych kod pocztowy zawiera litery, w innych musi znaleźć się przed nazwą miasta, a w wielu regionach numer budynku podaje się przed nazwą ulicy. Zły zapis, nawet jeśli różni się tylko kolejnością, może uniemożliwić poprawne odczytanie adresu w sortowni.
Aby uniknąć błędu, przed nadaniem sprawdź obowiązujący format adresowania w kraju docelowym i wpisuj dane dokładnie tak, jak wymagają tego lokalne wytyczne. To najprostszy sposób, by uniknąć zwrotów, dopłat i opóźnień, które w okresie Black Friday zdarzają się wyjątkowo często.
Nieśledzenie paczki w czasie rzeczywistym
W okresie Black Friday sytuacja w logistyce zmienia się wyjątkowo dynamicznie. Sortownie pracują na pełnych obrotach, trasy transportowe są modyfikowane na bieżąco, a statusy przesyłek mogą aktualizować się częściej niż zwykle. Brak regularnego monitoringu sprawia, że nadawca dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy paczka utknie w punkcie tranzytowym lub zostanie zatrzymana do dodatkowej weryfikacji.
Wysyłając przesyłki zagraniczne, warto wykorzystywać narzędzia umożliwiające bieżący podgląd drogi przesyłki. Przykładem są systemy kurierskie jak TANIA PACZKA, które udostępniają możliwości śledzenia różnych usług kurierskich jak np. fedex śledzenie zagraniczne, które pozwalają szybko zauważyć nieprawidłowości, np. przedłużony pobyt w sortowni, zmianę kraju tranzytowego czy nieudane podejście do doręczenia. Daje to możliwość zareagowania, zanim paczka będzie już znacznie opóźniona.
W pierwszych dniach po nadaniu statusy potrafią aktualizować się najczęściej, dlatego warto sprawdzać je co kilka godzin. To nie wymaga dużego wysiłku, a pozwala zorientować się, czy przesyłka przeszła odprawę, opuściła magazyn lub dotarła do punktu docelowego. Dzięki temu ryzyko opóźnień i dodatkowych kosztów znacząco maleje, szczególnie wtedy, gdy cały rynek kurierski działa pod presją zwiększonego obciążenia.
Niedopełnienie formalności celnych
Wysyłając paczkę poza Unię Europejską, trzeba liczyć się z obowiązkową dokumentacją celną. W szczycie Black Friday każda nieprecyzyjna informacja w deklaracji sprawia, że przesyłka trafia do dodatkowej kontroli, a ta potrafi wydłużyć dostawę nawet o kilka dni. Najczęściej problem pojawia się wtedy, gdy opis towaru jest zbyt ogólny albo niezgodny z rzeczywistą zawartością.
Błędy dotyczą również wartości przesyłki. Zaniżenie kwoty nie przyspiesza odprawy, a wręcz przeciwnie, może spowodować wstrzymanie paczki i konieczność przedstawienia dodatkowych wyjaśnień. Z kolei brak szczegółowego opisu kategorii towaru prowadzi do naliczenia opłat według stawek, które wcale nie muszą być korzystne.
Żeby uniknąć takich sytuacji, dokumenty celne należy wypełniać możliwie precyzyjnie. Oznacza to jasny, szczegółowy opis zawartości oraz podanie rzeczywistej wartości przedmiotu. Dzięki temu odprawa przebiega szybciej, a przesyłki zagraniczne płynnie przechodzą do kolejnego etapu transportu, co w okresie największego obłożenia ma ogromne znaczenie dla terminowej dostawy.
Przeterminowanie odbioru przesyłki
W przypadku wysyłek międzynarodowych zdarza się, że odbiorcy nie kontrolują statusów paczek tak często jak klienci krajowi. Dotyczy to zwłaszcza zamówień z promocji, ponieważ kupujący liczą się z dłuższym czasem dostawy i nie sprawdzają komunikatów na bieżąco. W efekcie przesyłka trafia do punktu odbioru, czeka regulaminowy czas, a po jego upływie wraca do nadawcy.
Zwrot oznacza poniesienie kosztów transportu w obie strony, a ponowne doręczenie generuje kolejną opłatę i dodatkowe dni opóźnienia. W szczycie Black Friday takie sytuacje zdarzają się częściej, bo zagraniczne punkty odbioru pracują w skróconych oknach czasowych, a odbiorcy mogą liczyć na mniej prób doręczenia niż w standardowym okresie. Dlatego zarówno nadawca, jak i kupujący powinni wiedzieć, ile czasu na odebranie paczki InPost przewidują Paczkomaty i jakie zasady obowiązują w podobnych rozwiązaniach w innych krajach. Znajomość terminów pomaga zaplanować odbiór, szczególnie gdy przesyłka trafia do miejsca o ograniczonych godzinach pracy lub szybkiej rotacji przesyłek.
Aby uniknąć nieodebranych paczek, warto:
-
przekazać odbiorcy numer przesyłki od razu po nadaniu,
-
poinformować go o przewidywanym terminie dostawy,
-
zachęcić do włączenia powiadomień SMS/e-mail,
-
uprzedzić, że w okresie Black Friday czas na odbiór może być krótszy niż zwykle.
Takie proste działania znacząco zmniejszają ryzyko zwrotu, a jednocześnie usprawniają cały proces, co w sezonie największego obłożenia bywa tak samo ważne, jak poprawnie przygotowana etykieta czy solidne opakowanie.
Źle dobrane opakowanie i niewłaściwe zabezpieczenie przesyłki
Wysyłka zagraniczna oznacza dłuższą trasę i większą liczbę punktów przeładunkowych, więc paczka jest narażona na znacznie więcej wstrząsów niż przy dostawie krajowej. W okresie Black Friday ten ruch dodatkowo wzrasta, dlatego odpowiednie zabezpieczenie przesyłki ma istotny wpływ na to, czy dotrze ona w nienaruszonym stanie. Oszczędzanie na opakowaniu zwykle kończy się wyższymi kosztami. Uszkodzony towar oznacza reklamację, zwrot pieniędzy i ponowną wysyłkę.
Najważniejszą rolę odgrywa właściwy dobór kartonu oraz wypełnienia. Karton powinien być sztywny, najlepiej trzy- lub pięciowarstwowy, dopasowany do wymiarów produktu. Wypełnienie warto zastosować podwójnie, tak aby przedmiot nie przemieszczał się przy potrząsaniu paczką. Dla elektroniki dobrze sprawdzają się pianki i wkładki amortyzujące, dla delikatnych przedmiotów owijki z folii bąbelkowej, a dla odzieży szczelne worki chroniące przed wilgocią.
Równie istotne jest staranne zaklejanie. Taśmę należy prowadzić wzdłuż wszystkich łączeń, a przy cięższych przesyłkach dodatkowo wzmocnić dno kartonu. W okresie wzmożonego obciążenia sortownie pracują znacznie szybciej, więc opakowanie musi wytrzymać wielokrotne przesuwanie, układanie i sortowanie.
Odpowiednio zabezpieczona paczka nie tylko minimalizuje ryzyko uszkodzeń, ale też ułatwia jej dalszy transport. Dzięki temu przesyłka przechodzi przez kolejne etapy bez przestojów, co w realiach Black Friday jest równie ważne jak prawidłowo wypełniona etykieta czy aktualny status śledzenia.
Zadbaj o wysyłkę, zanim zacznie się logistyczny szczyt
Black Friday to moment, w którym nawet najlepiej zaplanowana wysyłka może napotkać nieprzewidziane utrudnienia. Im wcześniej przygotujesz paczkę, sprawdzisz dane i zadbasz o odpowiednie zabezpieczenie, tym większa szansa, że dotrze do adresata bez opóźnień i dodatkowych kosztów. Świadome podejście do wysyłek zagranicznych pozwala uniknąć błędów, które w intensywnym sezonie zakupowym potrafią naprawdę zaboleć, zarówno czasowo, jak i finansowo.
Jeśli chcesz sprawnie nadać przesyłkę za granicę, porównać dostępne opcje i wybrać najkorzystniejszą ofertę, skorzystaj z wygodnych narzędzi online i zaplanuj wysyłkę z wyprzedzeniem. To najprostszy sposób, aby Black Friday 2025 minął bez niepotrzebnych niespodzianek.
Artykuł sponsorowany
