Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi istotną zmianę w obszarze rozliczeń podatkowych. Od 2024 roku system stopniowo zyskuje na znaczeniu, a obowiązek e-fakturowania 2026 sprawi, że każda firma będzie musiała dostosować swoje procesy do nowej rzeczywistości. Przygotowanie do KSeF wymaga nie tylko technicznych modyfikacji, ale też zmiany podejścia do zarządzania dokumentacją finansową.
Co oznacza faktura ustrukturyzowana XML i jak wpływa na przedsiębiorstwa?
KSeF bazuje na formacie faktury ustrukturyzowanej XML, który różni się od tradycyjnych plików PDF czy papierowych dokumentów. Taki format pozwala na automatyczne przetwarzanie danych przez systemy księgowe oraz fiskalne bez konieczności ręcznej ingerencji. W praktyce oznacza to większą przejrzystość i szybkość weryfikacji dokumentów podatkowych przez organy skarbowe.
Dla firm to wyzwanie polegające nie tylko na adaptacji programów do księgowości, lecz także na dostosowaniu wewnętrznych procedur kontroli jakości danych. Dokument w formacie XML musi spełniać określone standardy strukturalne — każdy element faktury ma swoje miejsce i znaczenie. Błąd w kodzie lub brak wymaganych informacji może skutkować odrzuceniem dokumentu przez KSeF.
Czy zatem przedsiębiorstwa są gotowe na taką precyzję? To pytanie staje się coraz bardziej palące zwłaszcza dla działów finansowych i IT odpowiedzialnych za integrację oprogramowania z platformą Ministerstwa Finansów.
Integracja oprogramowania
Prawidłowa integracja oprogramowania jest jednym z najważniejszych etapów przygotowań do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Obejmuje ona zarówno wdrożenie narzędzi umożliwiających generowanie faktur ustrukturyzowanych XML, jak również zapewnienie płynnej komunikacji między systemami ERP a platformą rządową.
Firmy często wykorzystują istniejące rozwiązania informatyczne, które wymagają aktualizacji lub rozbudowy funkcji o nowe mechanizmy transmisji danych oraz walidacji plików zgodnie ze specyfikacjami KSeF. Integracja obejmuje też testowanie procesów wystawiania oraz odbioru faktur elektronicznych – bez tego trudno mówić o efektywności wdrożenia.
Przykładem wdrożenia jest spółka handlowa, która zdecydowała się wykorzystać API udostępnione przez Ministerstwo Finansów zamiast ręcznego przesyłania plików poprzez portal internetowy. Dzięki temu automatycznie wysyła codziennie setki dokumentów bez ryzyka opóźnień czy błędnych wpisów – oszczędza czas i minimalizuje ryzyko sankcji fiskalnych.
Pojawia się również aspekt zabezpieczeń przesyłu danych – korzystając z protokołów szyfrowanych oraz mechanizmów uwierzytelniania użytkowników firmy chronią informacje przed dostępem osób nieuprawnionych. Wdrożenie certyfikatów elektronicznych staje się więc naturalnym krokiem przy pracy z systemem e-faktur.
Korzystanie z możliwości oferowanych przez automatyzację obiegu dokumentów może znacznie usprawnić pracę działu księgowości i administracji firmy wobec wymagań narzuconych przez obowiązek e-fakturowania 2026 roku. Dzięki niej proces tworzenia, zatwierdzania oraz archiwizacji faktur staje się bardziej efektywny i mniej podatny na błędy ludzkie.
Zautomatyzowane systemy potrafią wykrywać niezgodności już na etapie generowania faktury ustrukturyzowanej XML, co zapobiega odrzuceniu jej w ramach kontroli prowadzonych przez KSeF. Jednocześnie umożliwiają łatwy dostęp do historii transakcji oraz szybkie raportowanie potrzebne przy audytach lub kontrolach skarbowych.
Artykuł sponsorowany
