Jeszcze niedawno działy kadr były kojarzone głównie z papierologią. Segregatory wypełnione umowami, wnioski urlopowe piętrzące się na biurku, konieczność przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wiele lat – wszystko to sprawiało, że kadrowcy spędzali większość czasu na administracji zamiast na realnym wsparciu pracowników i menedżerów. W efekcie HR był postrzegany jako biurokratyczne zaplecze firmy, a nie partner w rozwoju organizacji. Co zmieniło się dzisiaj?
cyfryzacja-działów-hr.jpg Alt = Plus eTeczka AI cyfryzacja HR suncode.pl
Cyfrowa teczka pracownika – porządek od pierwszego dnia
Plus eTeczka AI od Suncode (https://suncode.pl/) zmienia to podejście. Każdy pracownik ma przypisaną własną, cyfrową teczkę, w której znajdują się wszystkie niezbędne dokumenty – od umowy o pracę, przez aneksy, po zaświadczenia i wnioski. System automatycznie rozpoznaje i klasyfikuje pliki, więc kadrowiec nie musi martwić się o ręczne porządkowanie. Dzięki temu dokumentacja jest zawsze aktualna, kompletna i dostępna już po kilku kliknięciach.
Co to oznacza w praktyce? Koniec z przeszukiwaniem segregatorów i pytaniem współpracowników o brakujące dokumenty. Wszystko jest uporządkowane i gotowe do użycia – zarówno dla działu HR, jak i dla menedżera czy samego pracownika (jeśli firma zdecyduje się przekazać mu dostęp do wybranych plików). Plus eTeczka AI działa jak cyfrowa biblioteka, w której każdy dokument trafia od razu na właściwą półkę, a odnalezienie go zajmuje tyle samo czasu, co wpisanie hasła w wyszukiwarkę.
Sztuczna inteligencja w służbie HR
Największą przewagą Plus eTeczka AI jest wykorzystanie sztucznej inteligencji. System nie tylko skanuje dokumenty, ale także uczy się ich rozpoznawania i przypisywania do odpowiednich kategorii. To znaczy, że zamiast godzin spędzonych na archiwizacji, HR-owiec otrzymuje gotowy, uporządkowany zestaw plików. Co więcej, AI wspiera też kontrolę terminów, np. przypomina o kończącej się umowie czy badaniach lekarskich.
Zyskujesz czas na to, co naprawdę ważne
Digitalizacja akt osobowych pozwala ograniczyć nawet 40 proc. czasu poświęcanego na obsługę administracyjną. To oznacza, że pracownicy HR mogą skupić się na działaniach strategicznych: planowaniu rozwoju kompetencji, budowaniu marki pracodawcy czy projektach z obszaru well-being. Elektroniczny obieg dokumentów przestaje być obciążeniem, a staje się narzędziem, które wspiera rozwój całej organizacji.
Dzięki automatyzacji codziennych procesów kadrowych możliwe jest też szybsze reagowanie na potrzeby pracowników – np. natychmiastowe udostępnienie zaświadczenia, raportu czy historii urlopowej. Pracownicy HR mają pełen obraz sytuacji w firmie w czasie rzeczywistym, co ułatwia podejmowanie decyzji i planowanie działań. Co więcej, łatwy dostęp do danych pozwala na tworzenie analiz i raportów, które wspierają zarząd w strategicznym zarządzaniu zasobami ludzkimi. W praktyce oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale także większą efektywność, przejrzystość i lepszą komunikację w całej organizacji.
Bezpieczeństwo i zgodność z prawem
Przepisy prawa pracy wymagają od firm przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wiele lat. Tradycyjna archiwizacja wiąże się z kosztami i ryzykiem utraty danych. Plus eTeczka AI zapewnia bezpieczeństwo dzięki szyfrowaniu, kontroli dostępu i zgodności z RODO. Audyt czy kontrola? Zamiast nerwowego przeszukiwania segregatorów wystarczy kilka kliknięć, by przedstawić kompletną dokumentację.
HR jako partner biznesowy
Cyfryzacja nie oznacza tylko oszczędności czy porządku. To także zmiana roli HR w firmie. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów kadry przestają być biurokratycznym działem, a stają się partnerem wspierającym menedżerów w podejmowaniu decyzji. Łatwiejszy dostęp do danych, szybsze raporty i większa przejrzystość procesów sprawiają, że HR realnie wpływa na strategię organizacji.
Podsumowanie
Plus eTeczka AI od Suncode to przykład, jak technologia może odciążyć ludzi od monotonnych zadań i dać im przestrzeń do pracy kreatywnej oraz strategicznej. To nie odległa przyszłość, lecz rozwiązanie dostępne dziś – takie, które sprawia, że elektroniczny obieg dokumentów w HR staje się fundamentem nowoczesnej, sprawnej i przyjaznej pracownikom organizacji.
Artykuł sponsorowany
